Мобильное приложение для ВУЗа, внедрение

Московский государственный юридический университет им. О.Е. Кутафина (МГЮА) – флагман отечественного юридического образования и один из ведущих вузов России и ближнего зарубежья. Сегодня здесь учится около 16 тыс. студентов. Университет участвует в программе «Приоритет 2030».

Одним из ключевых направлений программы является политика в области цифровой трансформации и создание Цифрового университета – единой экосистемы цифровых сервисов и ресурсов для различных категорий пользователей предоставляемых через единое окно входа и специализированное мобильное приложение. Целевая аудитория для Цифрового университета - студенты, обучающиеся в колледже, абитуриенты, аспиранты, преподаватели, сотрудников вуза, участники мероприятий.

Создание пилотного проекта системы началось в конце 2021 года, к разработке была привлечена компания G-Lab с которой Университет имел успешный опыт работы в рамках проведения приемной кампании в формате онлайн.

В процессе проектировки приложения Университет ставил перед собой следующие задачи.

• Объединить разрозненные личные кабинеты в единое окно входа
• Создать удобный инструмент для доступа к персонализированным сервисам
• Вовлечь в работу с приложением 100% контингента обучающихся и преподавателей
• Упростить механизмы предоставления сервисов в рамках цифровой трансформации
• Создать удобный инструмент для коммуникации с обучающимися
• Сократить затраты на сопровождение
• Обеспечить масштабируемость платформы
• Создать плацдарм для оцифровки рутинных процессов деканата
• Повысить посещаемость мероприятий и привлекательность научных кружков
• Упростить способы подачи информации

До 2023 года Университет планирует охватить все роли пользователей приложения. Предполагалось, что сначала скачивать его будут студенты. С расширением функционала приложение будет предоставлять полезные сервисы и другим категориям пользователей – абитуриентам, преподавателям, аспирантам, участникам олимпиад, гостям вуза и так далее.

К 2021 году МГЮА уже имел в своей IT-инфраструктуре ряд полезных пользовательских сервисов. Главная их проблема состояла в том, что они были разрознены, создавались по устаревшим технологиям, размещались на разных платформах – 1С, «Битрикс», «Яндекс», Мicrosoft, имели отличные друг от друга интерфейсы. IT-команде вуза приходилось выступать в роли интегратора, а при возникновении проблемы самостоятельно разбираться, на стороне какого сервиса находится проблема. Также специалисты вуза были вынуждены писать большое количество пользовательских инструкций, объясняющих способы взаимодействия с приложением.

Как и у большинства вузов, используемые системы были самописными. Система регулярно надстраивалась, была громоздкой. Самописные сервисы были не оптимизированы и требовали больших серверных мощностей. Каждую из систем, интегрированных в IT-инфраструктуру, обслуживал отдельный подрядчик, что делало этот процесс довольно дорогостоящим.

«Сопровождать большое количество самописных систем крайне затратно и неудобно, – рассказывает Юрий представитель ИТ службы МГЮА. – Мы не держим штат программистов разработчиков, а пользуемся услугами определенных компаний, поэтому под каждую задачу приходилось создавать отдельное техническое задание, оценивать его и отыгрывать на площадке. Каждой новой выигравшей конкурс компании приходилось разбираться в чужом коде, что делало непредсказуемыми сроки работы над задачами и повышало риск появления новых багов.

Также в текущем на тот момент виде система не пользовалась популярностью у студентов – личный кабинет был неудобным, и в него заходили только для просмотра расписания.»

Для реализации приложения вуз пригласил компанию G-Lab. Одним из критериев выбора был опыт работы компании с вузами. G-Lab подходила под эти критерии, так как уже на тот момент имела в своем портфолио соответствующие работы.

Окончательное решение по выбору подрядчика планировалось принять после выполнения тестовой части задачи – бета-версии приложения, в которой был бы реализован функционал «новости», «мероприятия» и «расписание», и его публикации в сторах.

«Мы хотели на практике убедиться, что в компании есть компетентные специалисты, способные разработать приложение, поэтому сначала подрядчику предстояло реализовать первый этап работы – приложение с урезанным функционалом, – вспоминает Юрий. – Коллеги отлично справились, после чего мы предложили им сделать проект полностью».

G-Lab получила от вуза «открытый» бриф: компании была предоставлена возможность самостоятельно выбрать платформу, отталкиваясь от задач и «болей» вуза. «У G-Lab уже был опыт создания подобных приложений, мы знали, как работать с расписанием, как отображать его и другую информацию в приложении для студентов», – рассказывает Павел Грачиков Генеральный директор ООО «Джилаб».

«Мы предложили решение доступное с любой платформы – приложения для Android, iOS и веб версию сервиса», – продолжает Павел. «Мы использовали современные фреймворки, которые не ограничивали нас в функциональности и возможностях».

Проект выполнялся в двух частях:

1. Бета-версия приложения с сокращенным функционалом, после реализации которой вуз принял решение о дальнейшей работе с G-Lab.
2. В июне 2021 года началась работа над основной частью приложения, которую требовалось выпустить к 1 сентября.

Со стороны заказчика проектом занимались 3 человека – руководители проекта (РП), контрольные функции выполнял Юрий. Также в проект был приглашен специалист со стороны 1C.

«Представитель 1С был необходим нашей команде, – говорит Юрий. – 1С – ключевой инструмент, на базе которого организована работа бэк-офиса. Он выступает как источник данных для приложения. Институт использует систему «БИТ.ВУЗ» версии 8.2, на ее базе были реализованы индивидуальные расширения и дополнения. Через «БИТ.ВУЗ» проводится приемная комиссия, ведутся все учебные процессы. При работе над приложением нам требовалось настроить передачу данных через веб-сервисы на сторону сервисов для последующего их отображения через приложение в удобном, интуитивно понятном интерфейсе».

Со стороны G-Lab над проектом работало 8 человек – руководитель проекта команда фронтенд и бэкенд разработки, дизайнеры и аналитики.

Дизайн приложения выполнялся на основе бренд-бука университета. Специалисты G-Lab изначально продумали и согласовали с заказчиком, как будут реализованы на основе фирменного стиля МГЮА различные разделы приложения.

Одной из главных задач проекта, решаемых на стороне G-Lab, был подбор сервисов, доступных в России.

Также разработчики столкнулись с рядом юридических и организационных нюансов, связанных с публикацией приложения в маркетах. Для публикации в App Store программный продукт должен отвечать ряду требований по доступу к персональным данным, удовлетворять критериям безопасности.

Еще один нюанс – это классификация приложения. Например, Play Market автоматически определяет приложение, имеющее новостную ленту, как новостной ресурс, что требует от разработчика дополнительной документации. G-Lab пришлось провести онлайн-переговоры со службой поддержки маркетплейса и объяснить, что ВУЗ – это не медиакомпания и публиковаться в приложении будут исключительно внутренние новости МГЮА, что не требует от правообладателя приложения регистрации СМИ.

«Проблем на этапе реализации не было, – вспоминает Павел Грачиков. – Проект был выполнен «на одном дыхании». Все задачи решались оперативно, потому что все стороны, вовлеченные в процесс, были заинтересованы в качественном продукте».

«Конечно, сразу после запуска тестовой версии мы сталкивались с небольшими ошибками, которые не проявляли себя при тестировании, и это нормальна практика, – продолжает Юрий. – Коллеги из G-Lab решали их максимально быстро».

Приложение запущено в 2022 году. В соответствии с планом студентам была предложена сначала тестовая, а спустя несколько месяцев – полноценная версия продукта. Пользователями тестовой версии стали 3200 человек. Последнюю версию скачало 10 700 человек – больше половины всех студентов, обучающихся в вузе. На данный момент реализован интерфейс студента. В 2023 году планируется создать кабинет преподавателя – с электронным журналом и возможностью ставить оценки в ведомости.